Dane osobowe uczestników projektów powinny być, jako część dokumentacji związanej z realizacji projektu, przechowywane przez Beneficjentów do 31 grudnia 2020 r. Zgodnie z definicją zwartą w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) przechowywanie danych osobowych jest jedną z operacji wykonywanych na danych osobowych, a więc jest ich przetwarzaniem. Jednocześnie, zgodnie z ww. ustawą, do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienia.
Mając na uwadze powyższe, w celu spełnienia wymogów określonych w ustawie, niezależnie od wzorów upoważnień zawartych w umowach o dofinansowanie, co najmniej jeden z pracowników Beneficjenta, odpowiedzialny za nadzór nad archiwizacją dokumentacji, powinien posiadać upoważnia do przetwarzania danych osobowych ważne do 31 grudnia 2020 r.
Jednocześnie w przypadku wydłużenia przez Instytucję Zarządzającą PO KL terminu przechowywania całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, co najmniej jeden z pracowników Beneficjenta powinien posiadać upoważnienie do przetwarzania danych ważne do końca tego terminu.